Aufbewahrungsfristen (steuer- und handelsrechtlich)
Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus den §§ 257 HGB und 147 AO. Hierbei wird zwischen Fristen von 6 und 10 Jahren unterschieden.
Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern sind 10 Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind 6 Jahre aufzubewahren.
Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseitige Willenserklärungen.
Die Aufbewahrungsfrist endet i.d.R. mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen lässt.
Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, falls sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind.
Eine Erleichterung ist gem. § 257 Abs. 3 HGB gegeben. Danach können alle Unterlagen mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, soweit dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.
Mikroverfilmte Unterlagen müssen richtig und vollständig den Inhalt wiedergeben; eine spätere Änderung der Aufnahmen muss ausgeschlossen sein. Die Rückvergrößerung muss auf Verlangen in angemessener Frist und lesbarer Größe möglich sein.
Abgabefristen
Welche Fristen gelten für die Abgabe von Steuererklärungen?
Für die Abgabe von Steuererklärungen die sich auf ein Kalenderjahr beziehen (z.B. Einkommensteuer-, Körperschaftsteuer-, Gewerbesteuer-und Umsatzsteuererklärung)
gilt gemäß §149 (2) Satz 1 AOeine generelle Frist bis zum 31.05. des Folgejahres.
Für steuerberatene Steuerpflichtige (beraten durch z.B. Steuerberater, Lohnsteuerhilfeverein) gilt gemäß BMF-Schreiben vom 23.2.2006 (BStBl I 2006 S.234) eine allgemeine Fristverlängerung bis zum 31.12. des Folgejahres.
Eine Fristverlängerung mit begründeten Einzelantrag bis zum 28.02. des Zweitfolgejahres.
Die Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung bleibt auch dann bestehen, wenn die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen geschätzt hat.
Gegen denjenigen, der seiner Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung nicht oder nicht fristgemäß nachkommt, kann ein Verspätungszuschlag festgesetzt werden, der 10 Prozent der festgesetzten Steuer oder des festgesetzten Messbetrags nicht übersteigen und höchstens 25.000 Euro betragen darf.
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